Qu’est-ce qu’une réunion hybride?

Réunion hybride: rencontre en présentiel et en électronique simultanément
Prenez le temps de lire ces quelques informations générales, mais éprouvées.

  • Avertissement
  • On ne peut pas adresser toutes les situations, car elles peuvent varier énormément selon les groupes, les membres, les locaux et les équipements disponibles
  • Même si cela peut sembler “super cool”, cela n’est pas fait pour tous les groupes
  • Quelque fois, il vaut mieux ne pas le faire, si cela dérange le groupe en présentiel
  • Assurez vous que …
  • Cela correspond à un vrai besoin de vos membres
  • C’est une décision approuvée par le groupe
  • Vous avez des membres “techno” très réguliers dans votre groupe
  • Vous pouvez utiliser un logiciel de communication (comme Zoom)
  • Vous avez accès à un minimum d’équipement sans dépenses supplémentaires
  • Vérifier la faisabilité
  • Faire une réunion hybride, c’est un peu plus compliqué, mais faisable
  • Il y aura une période d’ajustement technique qui peut déranger (essai/erreur)
  • Faites des tests en privé avant de l’essayer “en direct” devant votre groupe
  • Vous pouvez faire une période d’essai sans engagement formel de votre groupe
  • Comme on dit: “On va faire de notre mieux. Tant mieux si cela marche.”
  • Plus tard, le responsable de l’équipe “techno” deviendra une fonction votée
  • La sécurité
  • Établissez les règles d’utilisation de votre réunion “électronique”
  • Les critères d’admission devraient être les mêmes que le présentiel
  • Exiger une identification visuelle au début et/ou pendant la réunion
  • Limiter les conversations privées entre membres pendant la réunion
  • Sur demande, on peut toujours ouvrir une salle privée pour des besoins particuliers
  • Un membre de l’équipe “techno” peut être rejoignable en cas de problème
  • Équipement minimum
  • Un logiciel permettant l’accès à plusieurs personnes pendant toute la rencontre
  • Un accès à un WI-FI (beaucoup plus facile et plus économique)
  • Un ordinateur pour accéder à votre logiciel et qui permet l’ajout d’équipement
  • Une petite caméra externe qui permet d’avoir une vue générale de la salle
  • Un micro (de préférence externe) si vous voulez capter la salle
  • Un petit haut-parleur (de préférence externe) si vous voulez que la salle entende
  • Un 2e écran qui permet à la salle de voir les participants électroniques
  • De longues extensions électriques déroulables pour une installation optimale
  • Une place pouvant faire face à la salle
  • Quelques problèmes techniques
  • Le “Larsen” ou “Feedback” (son intense qui s’amplifie) est toujours une possibilité
  • Plus les installations sont complexes, plus c’est fréquent, plus c’est difficile à gérer
  • Avec une installation simple de 1 micro et 1 haut-parleur actif provenant de l’ordinateur, cela n’arrive pas. Les logiciels de communication le gèrent bien.
  • Si vous utilisez d’autres appareils, assurez-vous que le son est coupé “totalement”
  • Les téléphones/tablettes laissent souvent un canal de son “Appel en cours” ouvert (pour Android en tout cas) pendant l’utilisation en communication, même si on essaie de baisser le son au maximum ou si l’on passe par les paramètres systèmes.
  • Si ce canal n’est pas fermé “totalement”, cela provoque des “Larsen” désagréables
  • Il faut alors, soit utiliser des écouteurs externes pour annuler ce canal, soit le couper par logiciel (dans Zoom, on parle de l’option “Déconnecter le son”)